KANCELARIA RADCY PRAWNEGO

ANETY JASTRZĘBSKIEJ

ANETA JASTRZĘBSKA

ZAKŁADANIE I REJESTRACJA SPÓŁKI Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest najczęściej spotykaną w obrocie spółką kapitałową. Przy wykorzystaniu tej formy działalności można prowadzić zarówno niewielką działalność na małą skalę (często spotyka się jednoosobowe spółki z o.o.) jak i duże przedsiębiorstwo zatrudniające setki pracowników i osiągające wielomilionowe obroty.

 

Do zalet spółki z o.o. należą również:

- ograniczona odpowiedzialność wspólników za zobowiązania spółki - wyłącznie do wartości posiadanych udziałów,

- posiadanie przez spółkę osobowości prawnej,

- możliwość zmiany wspólnika bez konieczności rozwiązania spółki,

- mocna pozycja wspólników polegająca na dość dużych możliwościach kontroli i wpływu na działalność spółki przy braku konieczności reprezentacji spółki bezpośrednio przez samych wspólników.

 

 

Powstanie spółki z o.o. zostało unormowane przede wszystkim w art. 151 – 173 Kodeksu spółek handlowych i składa się z następujących etapów:

 

1) Zawarcie przez wspólników umowy spółki.

 

Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością powinna być zawarta w formie aktu notarialnego. Zanim jednak udamy się do notariusza, warto przygotować własny projekt umowy. Należy to zrobić z dużą dbałością o szczegóły, ponieważ umowa będzie podstawą funkcjonowania przedsiębiorstwa przez wiele lat i dlatego powinna być dobrze skonstruowana. Oczywiście w przyszłości można zmienić poszczególne jej postanowienia, ale będzie się to każdorazowo wiązało z kolejną wizytą u notariusza i rejestracją zmian w sądzie rejestrowym, co zawsze pociąga za sobą dodatkowe koszty.

 

Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością powinna określać:

a) firmę i siedzibę spółki,

b) przedmiot działalności spółki,

c) wysokość kapitału zakładowego,

d) czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział,

e) liczbę i wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników,

f) czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony,

g) czy wspólnik może mieć tylko jeden, czy więcej udziałów,

h) jeżeli wkładem do spółki w celu pokrycia udziału ma być w całości albo w części wkład niepieniężny (aport) - przedmiot tego wkładu oraz osobę wspólnika wnoszącego aport, jak również liczbę i wartość nominalną objętych w zamian udziałów,

i) czy wspólnikowi mają być przyznane szczególne korzyści lub jeżeli na wspólników mają być nałożone, oprócz wniesienia wkładów na pokrycie udziałów, inne obowiązki wobec spółki.

 

Sporządzając umowę spółki należy mieć na uwadze poniższe zasady:

 

Kapitał zakładowy spółki może dzielić się na udziały o równej albo nierównej wartości nominalnej.

 

Jeżeli wspólnik może mieć więcej niż jeden udział, wówczas wszystkie udziały w kapitale zakładowym powinny być równe i są niepodzielne.

 

Kapitał zakładowy spółki powinien wynosić co najmniej 5 000 złotych.

 

Wartość nominalna udziału nie może być niższa niż 50 złotych.

 

Udziały nie mogą być obejmowane poniżej ich wartości nominalnej. Jeżeli udział jest obejmowany po cenie wyższej od wartości nominalnej, nadwyżkę przelewa się do kapitału zapasowego.

 

Firma spółki może być obrana dowolnie; powinna jednak zawierać dodatkowe oznaczenie „spółka z ograniczoną odpowiedzialnością”. Dopuszczalne jest używanie w obrocie skrótu „spółka z o. o.” lub „sp. z o. o.”

 

Przy okazji wizyty u notariusza warto pamiętać, aby uzyskać poświadczone notarialnie wzory podpisów członków zarządu, co pozwoli zaoszczędzić czas. Będą one potrzebne przy składaniu wniosku o rejestrację spółki w KRS.

 

Z chwilą zawarcia umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością powstaje spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji. Jest ona reprezentowana przez zarząd albo pełnomocnika powołanego jednomyślną uchwałą wspólników.

 

2) Wniesienie przez wspólników wkładów.

 

Wniesione wkłady powinny pokryć cały kapitał zakładowy.

 

W razie objęcia udziału za cenę wyższą od wartości nominalnej, wspólnik ma także obowiązek wniesienia nadwyżki.

 

Jeżeli wspólnik wnosi wkład pieniężny, wówczas najlepiej go wpłacić na rachunek bankowy założony dla spółki w organizacji. Można go również przekazać do rąk zarządu lub pełnomocników spółki.

 

Jeżeli przedmiotem wkładu niepieniężnego (aportu) są rzeczy oznaczone co do tożsamości lub nieruchomości (także użytkowanie wieczyste), wówczas do wniesienia takiego wkładu wystarczą same postanowienia umowy spółki. W przypadku rzeczy oznaczonych co do gatunku, do przeniesienia ich własności na spółkę konieczne jest również przeniesienie na spółkę posiadania tych rzeczy.

 

3) Powołanie zarządu spółki.

 

Zarząd spółki najlepiej jest powołać wraz ze sporządzeniem umowy spółki - w tym samym akcie notarialnym, ale osobną uchwałą.

 

Teoretycznie zarząd można powołać w samej umowie spółki, co wydaje się najprostszym rozwiązaniem, ale istnieje stanowisko, iż tak powołany zarząd może być później zmieniany tylko w drodze zmiany umowy spółki, co może powodować później problemy przy powoływaniu i odwoływaniu członków zarządu.

 

Wspólnicy mogą także powołać zarząd później, poza aktem notarialnym zawierającym umowę spółki, osobną uchwałą zgromadzenia wspólników.

 

4) Ustanowienie rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej spółki.

 

Radę nadzorczą lub komisję rewizyjną ustanawia się, jeżeli wymaga tego ustawa lub umowa spółki. Taki obowiązek zawiera np. art. 213 § 2 Ksh, który stanowi, że w spółkach, w których kapitał zakładowy przewyższa kwotę 500 000 złotych, a wspólników jest więcej niż dwudziestu pięciu, powinna być ustanowiona rada nadzorcza lub komisja rewizyjna.

 

5) Wpis spółki do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego.

 

Wpis spółki z o.o. do KRS powinien zostać dokonany w terminie 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy spółki. Jeżeli termin ten nie zostanie dotrzymany, wówczas umowa spółki ulega rozwiązaniu.

 

Zawiązanie spółki w celu wpisania jej do rejestru zgłasza zarząd spółki do sądu rejestrowego właściwego ze względu na siedzibę spółki. Wniosek o wpis spółki do rejestru podpisują wszyscy członkowie zarządu.

 

Zgłoszenie spółki z o.o. do sądu rejestrowego powinno zawierać:

a) firmę, siedzibę i adres spółki,

b) przedmiot działalności spółki,

c) wysokość kapitału zakładowego,

d) określenie, czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział,

e) nazwiska, imiona i adresy członków zarządu oraz sposób reprezentowania spółki,

f) nazwiska i imiona członków rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej, jeżeli ustawa lub umowa spółki wymaga ustanowienia rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej,

g) jeżeli wspólnicy wnoszą do spółki wkłady niepieniężne - zaznaczenie tej okoliczności,

h) czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony,

i) jeżeli umowa wskazuje pismo przeznaczone do ogłoszeń spółki - oznaczenie tego pisma.

 

Zgłoszenie do sądu rejestrowego spółki jednoosobowej powinno również zawierać nazwisko i imię albo firmę (nazwę) i siedzibę oraz adres jedynego wspólnika, a także wzmiankę, że jest on jedynym wspólnikiem spółki.

 

Wniosek o zarejestrowanie spółki w rejestrze przedsiębiorców KRS składa się na formularzu KRS-W3. Do tego formularza należy dołączyć w odpowiedniej ilości egzemplarzy:

- formularz KRS-WE zawierający dane wspólników spółki,

- formularz KRS-WK zawierający dane członków zarządu spółki,

- formularz KRS-WM zawierający opis przedmiotu działalności spółki.

 

Jeżeli zaistnieje taka konieczność, należy dołączyć również inne formularze wymienione jako załączniki do formularza KRS-W3 (KRS-WA, KRS-WH, KRS-WL, KRS-ZN).

 

Aktualne wersje w/w formularzy dostępne są na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości: http://bip.ms.gov.pl/pl/formularze/ (zakładka „Formularze wniosków o wpis do Krajowego Rejestru Sądowego”).

 

Do zgłoszenia należy dołączyć również następujące dokumenty:

a) umowę spółki w 2 egzemplarzach – jeden egzemplarz zostanie w aktach rejestrowych, a drugi sąd rejestrowy przesyła do właściwego Urzędu Skarbowego,

b) oświadczenie wszystkich członków zarządu, że wkłady na pokrycie kapitału zakładowego zostały przez wszystkich wspólników w całości wniesione,

c) jeżeli o powołaniu członków organów spółki nie stanowi akt notarialny zawierający umowę spółki, dowód ich ustanowienia, z wyszczególnieniem składu osobowego,

d) podpisaną przez wszystkich członków zarządu listę wspólników z podaniem nazwiska i imienia lub firmy (nazwy) oraz liczby i wartości nominalnej udziałów każdego z nich,

e) złożone wobec sądu albo poświadczone notarialnie wzory podpisów członków zarządu,

f) nazwiska, imiona i adresy członków zarządu,

g) dokument potwierdzający uprawnienie do korzystania przez spółkę z lokalu, w którym znajduje się siedziba spółki – np. umowę najmu lokalu.

 

Po dokonaniu w 2009 r. nowelizacji ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (tekst jednolity: Dz. U. z 2007 r. Nr 168, poz. 1186 z późn. zm.) i wprowadzeniu zasady tzw. jednego okienka, do wniosku o wpis w rejestrze przedsiębiorców należy dołączyć jeszcze:

a) wniosek o wpis spółki do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej (REGON) – na formularzu RG-1,

b) zgłoszenie spółki jako płatnika składek w rozumieniu przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych – na formularzu ZUS-ZPA – lub, jeżeli spółka nie będzie zatrudniać pracowników, oświadczenie zarządu o nie zatrudnianiu pracowników przez spółkę,

c) zgłoszenie identyfikacyjne spółki, o którym mowa w ustawie z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2004 r. Nr 269, poz. 2681 z późn. zm.) wraz ze wskazaniem właściwego naczelnika Urzędu Skarbowego - na formularzu NIP-2.

 

Wszystkie dokumenty składane do sądu rejestrowego muszą być oryginalne lub muszą to być kopie poświadczone za zgodność z oryginałem przez notariusza.

 

W dniu sporządzania niniejszego artykułu, opłata za wpis spółki do rejestru przedsiębiorców KRS wynosi 500 zł. Należy do niej doliczyć opłatę w wysokości 100 zł za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. W/w opłat można dokonać przelewem, na rachunek sądu rejestrowego – wówczas potwierdzenia dokonania przelewów należy dołączyć do wniosku o wpis – lub gotówką w kasie sądu.

 

6) Czynności po dokonaniu wpisu spółki do rejestru przedsiębiorców KRS.

 

Po otrzymaniu postanowienia sądu o wpisaniu spółki do rejestru przedsiębiorców KRS i nadaniu jej numerów KRS, NIP i REGON, należy jeszcze dopełnić następujących formalności, aby spółka uzyskała pełną zdolność do prowadzenia działalności gospodarczej:

- otworzyć rachunek bankowy spółki, jeżeli nie zostało to zrobione wcześniej,

- zaktualizować dane spółki w Urzędzie Skarbowym (formularz NIP-2) w zakresie numeru rachunku bankowego spółki, wyboru formy opodatkowania, wyboru biura rachunkowego,

- zarejestrować spółkę w Urzędzie Skarbowym jako podatnika podatku od towarów i usług (formularz VAT-R).

 

 

Nasza Kancelaria służy radą i pomocą w całym procesie rejestracji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (a także innych form działalności gospodarczej). Pomożemy przygotować prawidłową i dostosowaną do Państwa potrzeb umowę spółki, wytłumaczymy szczegółowo poszczególne etapy rejestracji, sporządzimy niezbędne dokumenty i wypełnimy formularze oraz złożymy je w Państwa imieniu w sądzie i innych właściwych instytucjach. Zapraszamy do korzystania z naszych usług!